Er du eventmager? Eller drømmer du om at skabe fantastiske events? Uanset om du vil lave kunstudstillinger, koncerter eller noget helt tredje, så er der mange ting, der skal holdes styr på. Her på Kulturplakaten vil vi give dig alt den information, der skal bruges for at skabe skønne events til din målgruppe. I dag skal det handle om en af de vigtigste – lokalet. Intet event bliver til noget, uden at man finder det helt rette space, der kan understøtte oplevelsen for de fremmødte. Valget af venue til en koncert, festival, teaterforestilling eller et andet kulturarrangement er faktisk en af de mest afgørende beslutninger i planlægningsfasen. Midt i din begejstringen over det perfekte lokale kan de juridiske faldgruber let overses – og det kan ende med at koste dyrt. Her giver Kulturplakaten dig en guide til at undgå de fem typiske juridiske problemer, når du lejer et eventlokale.

Gennemgå lejekontrakten grundigt

Mange eventarrangører begår den fejl at underskrive en lejekontrakt uden at gennemgå den til bunds. Uklare eller mangelfulde aftaler kan føre til tvister om betalinger, opsigelse eller brug af faciliteter. Det er derfor vigtigt at sikre sig, at kontrakten dækker:

• Lejeperiode og adgang: Hvornår kan I få adgang, og hvornår skal I være ude?
• Ekstra omkostninger: Er der skjulte gebyrer for rengøring, vagtservice eller ekstra timer?
• Aflysning: Hvad sker der, hvis eventet må aflyses? Får I depositum retur?
• Force majeure: Hvordan er I stillet, hvis uforudsete hændelser (fx pandemi eller naturkatastrofe) forhindrer afholdelse?

En god tommelfingerregel er, at alle forventninger og økonomiske forpligtelser bør fremgå tydeligt i kontrakten. Husk at det altid er muligt at snakke med ejeren af lokalet, hvis du gerne vil foretage ændringer til deres standardiserede lejekontrakt. Det er ikke sikkert, at de vil gå med til ændringerne. Det er dog vigtigt, at du ikke underskriver og fortryder senere.

Hav altid styr på tilladelser og myndighedskrav

Et event kræver ofte særlige tilladelser – og det er dit ansvar som arrangør at sikre, at de er på plads. Afhængigt af typen af arrangement kan det inkludere:

• Alkoholtilladelse: Skal der serveres alkohol, kræver det en særlig bevilling.
• Brand- og sikkerhedsgodkendelser: Brandmyndighederne stiller krav til flugtveje, kapacitet og nødprocedurer.
• Støjgodkendelser: Musikarrangementer skal overholde lokale støjregler, og nogle steder kræver det dispensation.
• Byggetilladelser: Hvis der opsættes scener, telte eller tribuner, kan der være krav om byggetilladelser.

Undersøg altid kravene i god tid – myndighederne kan have lange sagsbehandlingstider.

Ansvarsforhold ved skader og uheld

Hvad sker der, hvis en gæst falder på et glat gulv, eller hvis teknisk udstyr beskadiges? Hvem hæfter for skaderne – dig eller lokalets ejere? Mange kontrakter placerer al ansvar på lejeren, hvilket kan være en økonomisk bombe under dit event. Vær opmærksom på:

• Erstatningsansvar: Hvem hæfter for skader på bygningen, inventar eller teknisk udstyr?
• Personskader: Er det dig eller venue-ejeren, der hæfter, hvis en gæst kommer til skade?
• Forsikringer: Sørg for at have en solid arrangørforsikring, der dækker uheld og skader.

Gennemgå kontrakten med en forsikringsrådgiver eller advokat for at sikre, at du er korrekt dækket.

Undgå udfordringer med leverandører og samarbejdspartnere

De færreste events afholdes uden eksterne leverandører – lydfolk, cateringfirmaer, sikkerhedsfolk osv. Her kan utydelige aftaler føre til problemer – særligt hvis de kun er indgået mundtligt. Du kan eksempelvis komme ud for:

• Uforudsete aflysninger: Hvis din lydleverandør aflyser i sidste øjeblik, hvem hæfter for det?
• Levering og montering: Hvornår må underleverandører ankomme, og hvem er ansvarlig for opsætning?
• Betalingsbetingelser: Sørg for at kende betalingsfrister og eventuelle afbestillingsgebyrer.

En god praksis er at få skriftlige aftaler med alle leverandører, så der ikke opstår tvister. Bindende kontrakter er simpelthen så vigtige for, at dit event bliver ført ud i livet på den rette måde. Samtidig kan de give dig ro i maven, då du ikke går til over unødvendige bekymringer.

Få styr på rettigheder til markedsføring og optagelser

Mange venues har restriktioner for, hvordan eventet må markedsføres, og om der må tages foto- eller videooptagelser. Derfor kan selv det perfekte event ende i store problemer efterfølgende, hvis du ikke har afklaret:

• Brug af venue-navn: Må du reklamere med venue-navnet i markedsføringen?
• Fotorettigheder: Må du tage billeder og optage video, og hvem ejer materialet?
• Live-streaming og optagelse: Hvis du ønsker at livestreame, kræver det ofte særskilt tilladelse.

Sikrer du dig rettighederne fra start, undgår du potentielle juridiske problemer senere.

Få juridisk rådgivning og undgå problemer

At leje en venue er mere end blot at finde et flot lokale – det er en juridisk aftale, der kan have store konsekvenser, hvis noget går galt. Det kan virke som mange store overvejelser for en, der ikke har en juridisk baggrund. Heldigvis findes der et hav af juridiske rådgivere, der kan hjælpe. Søg efter en advokat, der har stor erfaring med juridisk bindende dokumenter herunder lejekontrakter såsom KASUS Advokater eller Apex Law Advokatfirma ved Ulrich Hejle. Det kan for mange være en god investering at få en juridisk rådgiver til at gennemgå lejekontrakten, kontrakter med leverandører og alle andre aftaler. En juridisk rådgiver som kan nemlig sikre, at du er juridisk beskyttet.

Det kan spare dig for både økonomiske og praktiske hovedpiner og give dig ro til at fokusere på det vigtigste – at skabe et fantastisk event. Vil du lære mere om, hvordan man afholder det perfekte event? Lige her på Kulturplakaten har vi mange guides og gode råd, der kan tage dit event til det næste niveau. Lige her kan du læse en guide til, hvordan logikker fra virksomhedsledelse kan styrke dit næste kulturarrangement. Hold øje med siden for løbende at få flere tips og guides til dit liv som eventmager.